Manzanitas Assistant Director / Subdirector(a) de Manzanitas

Reports To: Manzanitas Program Director
Supervises: Classroom Teachers

Schedule: This non-exempt position averages 30 hours per week and requires occasional weekends and evenings for staff meetings, events, etc. Flexible scheduling can be accommodated when appropriate though this in-person position requires some opening and closing shifts each week.

Compensation and Benefits:
Salary: $14 - $16/hour
  • Discounted tuition for staff children (50% discount)
  • Generous paid time off after 90 days
  • Health & dental care stipend of $150/ month
  • Paid guidance resources (psychological and financial)
  • IRA match up to 3% for full-time employees
  • Paid time for professional development through our orientation and in-service days
  • Respectful and responsive leadership
  • Feminist business practices  

Role Responsibilities 
The Manzanitas Assistant Director holds the responsibility for these roles listed in order of importance: 
  1. Administrative Coordinator – Manage tours and enrollment processes; create staff and student schedules; support Program Director in enrollment documentation and projections; translate forms, documents and other materials to support multilingual accessibility
  2. Staff Support Assistant – Ensure transparent and timely communication to uphold quality standards of AP mission; Assist with training, professional development, and staff performance documentation in accordance to best practices of human resources; substitute in classrooms as needed
  3. Program Supply Manager – Maintain current and accurate inventory and reports of all materials and supplies, coordinate with teaching staff to procure materials, ensure accurate materials inventory and expense reporting to align with approved budget 
  4. License and Compliance Assistant – Support accurate and timely reporting for all related licensing and accreditation processes; support strict adherence throughout program to all licensing requirements and procedures; support safe and timely upkeep of facilities and equipment
  5. Substitute Director - Fill in for the Program Director during absences, schedule changes, etc.

The successful candidate will be able to satisfactorily execute all duties in both English and Spanish.

Sample of tasks and duties
Administrative Coordinator (50%)
  • Schedule staff on a weekly basis, including substitutes
  • Conduct tours and coordinate enrollment
  • Manage student schedules and changes
  • Use and create forms/processes to make administration accurate and efficient
  • Translate communications and documents
  • Problem solve collaboratively when goals are off track
  • Coordinate with Program Director to stay up to date on enrollment, tuition, payroll percentage, and budget documents
  • Uses problem solving skills to find solutions with team and PD
  • Support Program Director in communication to staff and families
Staff Support Assistant (15%)
  • Serve as model for teaching and organizational culture Assist Program Director with staff onboarding, orientation, and training
  • Expect accountability and participate in giving and receiving regular feedback
  • Maintain transparent communication 
  • Uphold a collaborative team environment 
Program Supply Coordinator (15%)
  • Manage inventory, maintenance, purchasing and procurement for all materials (snack, household items, curricular, etc.)
  • Plan and allocate resources effectively to meet budget projections and ensure health, safety, and program quality
  • Complete all purchasing and spending reports in a timely and accurate manner in accordance with all accounting procedures
  • Collaborate with Program Director to regularly review school financial performance compared to budget goals
License and Compliance Assistant (20%)
  • Assist Program Director to ensure all license and policy rules are followed on a daily basis
  • Report maintenance and cleaning issues, coordinate with Program Director on response
  • Keep all staff and child records in compliance with licensing
  • Act as Mandated reporter
  • Other Duties as assigned

Less than 1% of time supporting care and maintenance of school and site including cleaning, yard work, moving furniture, etc.

Requirements for Qualification to hold Role
  • 21+ years of age
  • Bilingual-English & Spanish in both writing and spoken communication
  • Meets requirements of a Lead Caregiver as outlined on Page 10 of Licensing Rules for Childcare Centers Effective 12/18/2019
  • 2+ years teaching experience in Early Childhood or Elementary education
  • 1+ years management, coaching, or mentorship experience
  • Strong Financial Aptitude
  • Creative and effective problem-solver focused on equity
  • Customer/Client Focus
  • Makes sound decisions under pressure
  • Demonstrates direct and empathic leadership
  • Ethical Conduct
  • Supports collaborative, innovative, and inclusive organizational culture
  • Able to pass background checks required by state licensing guidelines
  • Physical requirements include: Be able to comfortably bend, kneel, move around with young children, and lift up to 25 pounds;
 Nonprofit, administrative, or education experience a plus
Reporta a: Director Ejecutivo de Apple Playschools
Supervisa: Maestras/Maestros de aula

Horario:  Esta posición no-exento tiene un promedio de 40 horas semanales y requiere fines de semana o noches ocasionales para reuniones de personal, eventos, etc. La programación flexible se puede acomodar cuando sea apropiado, aunque este puesto en persona requiere algunos turnos de apertura y cierre cada semana.
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Compensación y beneficios:
Salario: $14 - $16/hora
  • Descuento del 50% en las mensualidades para hijos del personal
  • Generoso tiempo para permisos remunerados después de 90 días
  • Estipendio de salud y dental de $150/mes
  • Recursos de orientación pagados (psicológicos y financieros)
  • Plan simple de retiro con contribución del empleador del 3%
  • Tiempo pagado de desarrollo profesional 
  • Liderazgo respetuoso y receptivo
  • Prácticas feministas de negocio

Responsabilidades de rol
El Subdirector de Manzanitas tiene la responsabilidad de los siguientes roles enumerados en orden de importancia: 
  1. Coordinador Administrativo – Gestiona visitas e inscripciones, maneja el horario del personal y los estudiantes, apoya al Director de Programa en la documentación y proyecciones de inscripción, traduce formas, documentos u otros materiales para mantener la accesibilidad multilingüe.   
  2. Auxiliar de Apoyo al Personal – Asegura la transparencia y comunicación oportuna para mantener los estándares de calidad de la misión de Apple Playschools; asiste con la documentación para el entrenamiento, desarrollo profesional y evaluación del personal en concordancia con las mejores prácticas de RRHH.  
  3. Gerente de Suministros del Programa – Mantiene un inventario e informes actualizados de todos los materiales y suministros, coordina con el personal docente la adquisición de materiales, asegura que el inventario de materiales y los reportes de gastos estén alineados con el presupuesto aprobado.   
  4. Asistente de Licencias y Cumplimiento – Respalda informes oportunos para todos los procesos de licencia y acreditación; fomenta el estricto cumplimiento de todos los procesos y requisitos de licencia; apoya el mantenimiento seguro de las instalaciones y el equipo. 
  5. Director Sustituto - Sustituye al Director de Programa durante sus ausencias, cambios de horario, etc. 

Muestra de tareas y deberes
Coordinador Administrativo (50%)
  • Programa el horario semanal del personal, incluyendo a los
  •  suplentes
  • Coordina visitas y gestiona inscripciones
  • Administra los horarios y cambios de los estudiantes
  • Usa y crea formularios / procesos para que la administración sea precisa y eficiente
  • Traduce comunicaciones y documentos
  • Resuelve problemas de forma colaborativa cuando los objetivos no están siendo logrados. 
  • Coordina con el Director de Programa para mantenerse al día sobre la inscripción, matrícula, porcentaje de nómina y documentos presupuestarios.
  • Utiliza habilidades de resolución de problemas para encontrar soluciones con el equipo y su supervisor
  • Apoya al Director del Programa en la comunicación con el personal y las familias
Auxiliar de Apoyo al Personal (15%)
  • Sirve de modelo para la enseñanza y de la cultura organizacional 
  • Asiste al Director de Programa con la incorporación, orientación y capacitación del personal 
  • Es responsable y participativo en dar y recibir retroalimentación continua
  • Mantiene una comunicación transparente
  • Mantiene un ambiente de equipo colaborativo
  • Sustituto en las aulas según sea necesario
Gerente de suministros del programa (15%)
  • Gestiona el inventario y mantenimiento de las compras y suministros de materiales (refrigerios, artículos del hogar, materiales de clase)
  • Planifica y asigna recursos de manera eficaz para cumplir con las proyecciones presupuestarias y garantizar la salud, seguridad y calidad del programa
  • Elabora reportes de compras y gastos oportunamente y de acuerdo con los procedimientos contables
  • Colabora con el Director de Programa para la revisión periódica del desempeño financiero de la escuela en comparación con las metas presupuestarias
Asistente de Licencias y Cumplimiento (20%)
  • Asiste diariamente al Director de Programa para asegurar el cumplimiento de las reglas y políticas de licencia. 
  • Notifica problemas de mantenimiento y limpieza, y coordina con el Director de Programa la respuesta.
  • Mantiene registros del personal y el staff en cumplimiento con las reglas de licencia.
  • Actúa como reportero obligatorio
  • Otros deberes asignados

Menos del 1% del tiempo dedicado al cuidado y mantenimiento del centro, lo que incluye la limpieza, el trabajo de jardinería, traslado de muebles, etc.

Requisitos para llevar a cabo este rol Experiencia administrativa, educativa y sin fines de lucro deseables.