Licensing & Accreditation Coordinator / Coordinador(a) de Licencias Y Acreditación

Reports To: Apple Playschools’ Executive Director
Supervises: None

Schedule: This non-exempt position averages 40-45 hours per week and requires occasional weekends and evenings for staff meetings, events, etc. Flexible scheduling can be accommodated when appropriate, though this position requires in-person work at all three of our school sites.

Compensation and Benefits:
Salary: $14 - $16/hour
  • Discounted tuition for staff children (50% discount)
  • Generous paid time off after 90 days
  • Health & dental care stipend of $150/ month
  • Paid guidance resources (psychological and financial)
  • IRA match up to 3% for full-time employees
  • Paid time for professional development through our orientation and in-service days
  • Respectful and responsive leadership
  • Feminist business practices  

Role Responsibilities 
The Licensing & Accreditation Coordinator holds the responsibility for these roles listed in order of importance: 
  1. Organizing and Filing Paperwork – Responsible for organizing all teacher and student files, filing MICR in October, and Sick Child reports to state weekly. 
  2. Professional Development Coordinator - Coordinate assignment and tracking of professional development requirements, timely completion of all training and licensing/GSRP rating requirements, and communicate with Program Directors and staff to ensure compliance.
  3. Licensing and Accreditation Compliance - Support Program Directors and Executive Director to ensure compliance with all licensing and Great Start to Quality requirements; provide resources, maintain a licensing calendar, support on communication with licensing personnel, Great Start to Quality staff, and program directors.
  4. Administrative Support - Answering phones, taking messages, and responding to inquiries; Responsible for helping program directors successfully complete administrative duties. Aid in general Apple Playschools administrative tasks as needed (ex. making parent directories, editing and translating handbooks, etc.)
  5. Substitute/Classroom Flex Teacher– Substitute up to 8 hours a week among the 3 Apple Playschools sites, pending confirmation from Executive Director.

Sample of tasks and duties
Organizing and Filing Paperwork 20%
  • Organize child files
  • Audit child files 2x a year
  • Send welcome packet for September and print all documents for files 
  • Create/collect and review waiver documents (September/ January) per class including: Barefoot waiver, Photo release, Field trip, Animals, Sunscreen, Allergies 
  • Make/maintain all emergency card folders for teachers
  • Send info to MICR
  • Send weekly communicable diseases report 
Professional Development Coordinator 25%
  • Track completion of all required documentation
  • Organize staff files and audit 2x a year
  • Identify professional development resources (CCEI courses) to meet changing requirements
  • Administrate CCEI/MiRegistry, track progress and communicate needs to Program Directors
Licensing and Accreditation Compliance 30%
  • PQA/ ASQs
  • Documentation and dissemination of licensing/GSRP-related materials to Program Directors
  • Maintain Licensing Calendar 
  • Provide support to Program Directors for completing licensing/GSRP requirements, preparing for visits, and following up from visits
Administrative Support 15%
  • Lead training (in-service)
  • Print documents, answer phones, respond to inquiries
  • Organize supplies for events
  • Help keep office tidy
  • Help with event preparation and attend at least 2 events
  • Support on scheduling and giving tours 
  • Printing/copying  materials for meetings as needed
  • Translations needed for meetings, emails, etc. as needed
  • Update bulletin boards
Substitute/ Flex Teacher 10%
  • Back-up substitute in case of staffing shortage
  • Track substitute hours 

Less than 1% of time supporting care and maintenance of school and site including cleaning, yard work, moving furniture, etc.

Requirements for Qualification to hold Role
The successful candidate will be self-motivated, detail-oriented, energetic, and highly organized. Excellent communication and interpersonal skills, and the ability to prioritize and handle multiple projects are essential. Bilingual-English & Spanish in both writing and spoken communication. Able to pass background checks required by state licensing guidelines. At least one year of office experience is required.

Physical requirements include: able to comfortably bend, kneel, move around with young children, and lift up to 25 pounds.

Additional Desired Experience
  • Experience teaching in Early Childhood or Elementary Education
Reporta a: Director Ejecutivo de Apple Playschools
Supervisa: Ninguno

Horario:  Esta posición no-exento tiene un promedio de 40 horas semanales y requiere fines de semana o noches ocasionales para reuniones de personal, eventos, etc. Se puede acomodar un horario flexible cuando sea apropiado, aunque este puesto requiere trabajo en persona en nuestras tres escuelas.
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Compensación y beneficios:
Salario: $14 - $16/hora
  • Descuento del 50% en las mensualidades para hijos del personal
  • Generoso tiempo para permisos remunerados después de 90 días
  • Estipendio de salud y dental de $150/mes
  • Recursos de orientación pagados (psicológicos y financieros)
  • Plan simple de retiro con contribución del empleador del 3%
  • Tiempo pagado de desarrollo profesional 
  • Liderazgo respetuoso y receptivo
  • Prácticas feministas de negocio

Responsabilidades de rol
El Coordinador de Licencias y Acreditación tiene la responsabilidad de los siguientes roles enumerados en orden de importancia: 
  1. Organización y archivo de documentos – Responsable por organizar todos los expedientes del personal y los estudiantes, completar MICR (por sus siglas en inglés) en el mes de octubre, y enviar semanalmente el reporte de enfermedades de los niños. 
  2. Coordinador de desarrollo profesional -  Coordinar la asignación y el seguimiento de los requisitos de desarrollo profesional, completar oportunamente todos los requisitos de capacitación, licencia y calificación GSRP y mantener comunicación permanente con los Directores de Programa y el personal para garantizar su cumplimiento.
  3. Cumplimiento de licencia y acreditación - Apoyar a los Directores de Programa y al Director Ejecutivo para asegurar el cumplimiento de todas las reglas de licencia y requisitos de Great Start to Quality; proporcionar recursos, mantener un calendario de licencia, y una comunicación con el personal de licencia, Great Start to Quality y Directores de Programa.
  4. Apoyo administrativo - Contestar teléfonos, recibir mensajes y responder consultas; Responsable de ayudar a los Directores de Programa a completar con éxito las tareas administrativas. Ayudar en las tareas administrativas generales de Apple Playschools según sea necesario (por ejemplo, hacer directorios para padres, editar y traducir manuales, etc.)
  5. Maestro suplente/flex en el aula – Sustituto por hasta 8 horas a la semana entre los 3 sitios de Apple Playschools, a la espera de la confirmación del Director Ejecutivo.

Muestra de tareas y deberes
Organización y archivo de documentos 20%
  • Organizar los expedientes de los niños
  • Auditar los expedientes de los niños 2 veces al año
  • Enviar el paquete de bienvenida a todos los padres e imprimir todos los documentos para su archivo
  • Crear/recibir y revisar los documentos de exención (septiembre/enero) por cada clase, incluyendo: exención para pies descalzos, publicación de fotografías, excursiones, animales, protector solar, alergias 
  • Crear/mantener todas las carpetas de tarjetas de emergencia para los maestros
  • Enviar la información a MICR
  • Enviar el reporte semanal de enfermedades transmisibles
Coordinador de desarrollo profesional 25%
  • Seguimiento de toda la documentación requerida
  • Organizar los expedientes del personal y auditarlos 2 veces al año.
  • Identificar los recursos de desarrollo profesional (cursos de CCEI) para cumplir con los requisitos cambiantes
  • Administrar CCEI/MiRegistry, realizar un seguimiento del progreso y comunicar el mismo a los Directores de Programa
Cumplimiento de licencia y acreditación 30%
  • PQA/ ASQs
  • Documentación y difusión de materiales de licencia/GSRP a los Directores de Programa
  • Mantenimiento del calendario de licencia
  • Brindar apoyo a los Directores de Programa completando los requisitos de licencia/GSRP, preparando las visitas y dando seguimiento de las mismas. 
Apoyo administrativo 15%
  • Brindar capacitación (desarrollo profesional)
  • Imprimir documentos, responder teléfonos y dar respuesta a inquietudes. 
  • Organizar suministros para eventos
  • Ayudar a mantener organizada la oficina
  • Ayudar en la preparación de eventos y asistir al menos a dos de ellos
  • Apoyar en la programación de visitas
  • Impresión/copia de materiales para reuniones según sea necesario
  • Traducción simultánea en reuniones, correos electrónicos, según sea necesario
  • Actualización de carteleras informativas
Maestro suplente/flex en el aula 10%
  • Maestro suplente en caso de escasez de personal
  • Seguimiento de horas de suplencia

Menos del 1% del tiempo dedicado al cuidado y mantenimiento del centro, lo que incluye la limpieza, el trabajo de jardinería, traslado de muebles, etc.

Requisitos para llevar a cabo este rol
El candidato seleccionado deberá ser motivado, orientado a los detalles, enérgico y altamente organizado. Excelentes habilidades de comunicación e interpersonales, y la capacidad de priorizar y manejar múltiples proyectos son esenciales. Bilingüe- inglés & español, oral y escrita. Capaz de aprobar el chequeo de antecedentes requerido de acuerdo a las pautas de licencia estatales. Se requiere al menos un año de experiencia en ambientes de oficina.

Ciertos requisitos físicos son requeridos e incluyen: Poder doblarse, arrodillarse, moverse con niños pequeños y levantar pesas de hasta 25 libras.

Experiencia adicional deseada​
  • experiencia docente en educación infantil o primaria